1. 认真学习《中华人民共和国档案法》、《上海外国语大学档案工作条例》，利用多种形式，开展档案宣传工作，增强本部门员工的档案意识，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用。
2. 工会形成的档案是工会的宝贵财富，档案工作是工会工作的组成部分。工会全体工作人员都要重视档案工作，注意积累材料，按规定及时归档。
3. 工会文书档案归档范围：
1)教职工代表大会材料
2)工会及各工作委员会的工作计划、活动安排、会议通知、会议记录、照片等
3)评选先进材料
4)出席市级及以上工代会职代会代表名单
4. 工会文书档案整理和归档
1)集中统一管理工会各类文书档案。负责接受、整理、分类、鉴定、统计各类档案及有关文件资料，并送校档案室保管。
2)归档材料一律用A4纸。除图片、照片外，其余均需具有原稿和打印件，有关文件需有红头和公章，不能用复印件。
3)档案工作逐步采用计算机管理，实现档案管理现代化。